Центр надання адміністративних послуг

Збереження пам’яті: Книги ДРАЦС як частина архівної спадщини України

Державна реєстрація актів цивільного стану проводиться шляхом складення актових записів цивільного стану, які засвідчують факти:

народження фізичної особи та її походження;

шлюбу;

розірвання шлюбу;

зміни імені;

смерті

та є підставою для отримання відповідних свідоцтв та витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги є

однією із складових частин Національного архівного фонду України, збереження яких належить до повноважень відділів державної реєстрації актів цивільного стану.

Гарантується доступ до документів Національного архівного фонду

України усіх громадян України, які мають документи для підтвердження своєї

особи. Громадяни інших країн та особи без громадянства мають такі самі права як і громадяни України. Доступ до інформації, яка міститься в актових записах, обмежений на підставі Закону України “Про захист персональних даних” на термін у років з моменту складання актового запису.

Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку після закінчення сімдесяти п'яти років зберігання їх у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

На запит будь-якої фізичної або юридичної особи відділ державної

реєстрації актів цивільного стану видає ксерокопію або фотокопію записів

метричних книг, які були складені понад 75 років тому, але включені до об’єднаних книг, загальний строк зберігання яких у відділі ще не минув, якщо це не загрожує стану документів.

Засвідчення ксерокопії (фотокопії) метричного запису здійснюється з

дотриманням вимог діловодства, пошукові дані (номер фонду, опису, справи)

вміщуються на звороті кожного аркуша, засвідчувальний напис і печатка відділу державної реєстрації актів цивільного стану розміщуються на звороті останнього аркуша документа.

У тексті засвідчувального напису робиться застереження, що цей документ не може бути розмножений (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражований або включений до інформаційних мереж, баз даних.